От търсения документ Ви дели едно “кликване” с мишката!
Всички прашни папки остават в миналото!
Едно обаждане в БДИАС ще Ви спести загуба на време и ... документи!

Дигитализация, сканиране, цифровизиране, електронен и физически архив

 

Електронното  архивиране  на  документи
ще Ви спести време и пари!
Предимства:

Ние сканираме Вашите документи вместо Вас. От търсения документ Ви дели едно “кликване” с мишката. Намаляват се разходите за търсене, съхранение и движение на документи. Увеличава се ефективността.

Всички прашни папки остават в миналото. Предотвратява се загуба, повреждане или неправилно класифициране на документите. Имате гарантирана защита на информацията. Вие определяте нивата на достъп до документите.

 


Предимства за Вас при съхранение
на Вашите
хартиени документи
в наши архивохранилища:

Намалявате разходите си за съхранение на архива и освобождавате място във Вашите офис помещения. Каталогизиране на документите, за да намираме търсеното за минути. Когато Ви е необходим документ, ние го сканираме и Ви го изпращаме по електронна поща или Ви доставяме оригинала. Гарантираме Ви сигурност на съхранението на документите.

 

Решения за:

Мениджъри, Управленски екип
Отдел Счетоводство
Отдел Личен състав
Отдел Доставки / снабдяване
Отдел Продажби
Отдел Човешки ресурси

Банки и финансови институции
Застрахователни компании
Счетоводни къщи
Строителство
Агенции за недвижими имоти
Адвокатски кантори и нотариуси
Телекомуникации
Промишленост и Енергетика
Здравеопазване и Фармация
Транспорт и Логистика
Търговия, услуги, туризъм
Консултантски компании
Библиотеки, издателства, медии
Университети, училища

Държавна Администрация
Международни организации
Общинска Администрация


 

 

Архивът Ви се състои от:

Фирмени документи
Административни документи
Счетоводни документи
Документи на личен състав
Книги, Вестници, Списания
Чертежи, Карти

Досиета на клиенти
Застрахователни полици
Договори
Оферти
Входяща поща
Изходяща поща
Заповеди
Молби
Жалби
Доклади
Отчети
Тръжни документи
Удостоверения
Командировки
Ведомости за заплати
Досиета на служители



 

Мисията на БДИАС

Мисията ни е да утвърдим положителния ефект от аутсорсване на сканиране, електронно архивиране и съхранение на документи и архиви, като гарантираме експедитивност, лоялност, конфиденциалност и сигурност на Вашите хартиени документи и електронни документи. Изцяло се съобразяваме с изискванията на клиента и се стремим да отговорим на очакванията на всеки клиент. Затова и разработваме софтуер за деловодство и архив, система за електронно архивиране и управление на документи и система за управление на процесите в организацията, които се модифицират съобразно изискванията на всеки клиент.

Независимо дали клиентът ни е малка фирма или огромна организация, ние се отнасяме с уважение към хартиените документи и електронните архиви и се стремим да удовлетворим изискванията на клиента за оптимално организиране и управление на архива. Софтуерът BDIAS Archive е удобен и се модифицира съобразно клиентите ни. Той e подходящ за всякакви клиенти, независимо от мащабите им, обема и вида на архива. Предимството му е, че осигурява незабавен достъп но документите като визуализира сканираните изображения. Търсенето на документите се извършва по зададени от Вас критерии. Тъй като приложението може да бъде десктоп или уеб базирано, не е необходимо да отделяте средства за поддръжка. Сигурността е гарантирана, защото нивата на достъп се определят от Вас. Логистиката се управлява от нас като Ви гарантираме конфиденциалност и сигурност.

Дългогодишният опит на БДИАС в областта на управление на архиви, високите стандарти, които сме си поставили при обслужването на клиентите ни и съхранението на техните документи, ни дава възможност да предоставим най-високо качество при изграждане и поддържане на електронен архив и физически хартиен архив.

Ценностната система на организацията ни се гради на идеята за удовлетвореност на клиентите ни и добра работна атмосфера, в която постиженията и нововъведенията на екипа се насърчават, за да достигнем максимално качество и бързина при сканиране, електронно архивиране и физическо архивиране на документи.

Историята на БДИАС

БДИАС е създадена през 1995г. и е първият специализиран частен център в България, извършващ сканиране, електронно архивиране, микрофилмиране и физическо съхранение на документи. Разполагаме с високо квалифицирани специалисти, обучавани в едни от най-големите архивиращи бюра – Van Buuren, Холандия и CompTIA, САЩ. При нас работи единственият в България CDIA+ сертифициран специалист. Това, както и притежаваните от БДИАС високоскоростни (90 листа/минута) и широкоформатни (до А0+) професионални скенери, скенери за книги и микрофилмова техника, гарантира качествено изграждане на създаваните от нас електронни архиви.

През годините се развиваме и прилагаме новите технологии в световен мащаб.

Екипът на БДИАС

В БДИАС работят над 80 специалиста по сканиране, електронно архивиране на документи, физическо архивиране на документи, подреждане и класифициране на архиви. Освен вътрешнофирменото обучение, през което преминават всички наши служители, част от тях бяха многократно изпращани в Холанция и САЩ, за да усвоят постоянно променящите се технологии в световен мащаб. Ако желаете да намалите времето за търсене на документи и изготвяне на справки, ако искате да получите качествено и коректно обслужване, специалистите на БДИАС са на Ваше разположение за допълнителна информация, демонстрация и изготвяне на безплатни мостри.

В условията на динамично развиваща се конкурентна среда ние се стремим непрекъснато да увеличаваме асортимента на предлаганите продукти и услуги, да подобрим стандарта в обслужването и атрактивността на цените. Персоналното отношение към всеки един клиент с цел да задоволим специфичните Ви изисквания ни прави предпочитан партньор.

Предлагаме бързи срокове на конкурентни цени с перфектно качество.

 Нашата мисия е изцяло насочена към клиента с цел пълно удовлетворяване изискванията му чрез доставка на качествени продукти, с конкурентна цена и професионално обслужване. 

Гаранция за нашия успех са гъвкавост, сигурност, коректност и професионализъм. Ние гарантираме Лоялност към потребителите, предприемчивост, инициатива и иновативност на подходите за сканиране, дигитализиране и електронна архивиране на документи и разработване на системи за управление на документооборота, деловодство и архив, управление на процеси и документи в организацията и други.

 

Физическо архивиране на документи

Съхранение на документи в наши архивохранилища

 

БДИАС предлага услугата “Физическо архивиране на документи”, която включва:

 

-         Съхранение на Вашите документи в наши архивохранилища (вкл. транспортиране от Вашите офиси до нашите помещения)

-         Сканиране на документ при поискване

-         Доставка на оригинален хартиен документ при необходимост

-         Осигуряване на достъп до помещенията, където се съхраняват Вашите документи

-         Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение

 

Предимства, които Ви осигурява съхранението на Вашите документи в Архивиращ център БДИАС:

o       Намаляване на Вашите разходи

o       Увеличаване на пространството, което можете да използвате за дейността си

o       Бързо и лесно намиране на търсените документи

o       Експедитивна доставка на търсените документи до Вашите помещения

o       Ефективно управление на документите Ви

o       Сигурност на съхранението на документите

o       Добри условия на съхранение на документите

o       Гарантиран контрол при използване на документите

o       Транспортиране на Вашите документи до архивохранилището на БДИАС

o       Каталогизиране на документите (Индексиране на документите)

o       Предоставяне на информация относно състоянието на Вашите документи

o       Консултации относно законовите изисквания в Република България

 

Всяка компания/организация генерира документи, които стават все повече, заемат все по-голямо пространство, но са ценни и не е възможно да бъдат унищожени. Решението е едно: Позволете на Архивиращ център БДИАС да съхранява Вашите документи в наши помещения! Организирането и управлението на архива са наша основна задача, за да можете да намирате търсения документ бързо и лесно. Екипът на БДИАС ще сложи край на загубените и неправилно подредени документи!

Съхранението на Вашите документи в наши помещения намалява Вашите разходи като освобождава Вашите помещения.

Ние Ви гарантираме сигурност на съхранение на документите и строг контрол на достъп в нашите помещения. Същевременно Ви осигуряваме бърз достъп до документите Ви, 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата, чрез нашето web базирано приложение за достъп до архива от документи, BDIAS Archive.

БДИАС предлага дълготрайни решения, съобразени с Вашите нужди и изисквания.

Вашите документи са в сигурни ръце и в непосредствена близост до Вас.

 

Можем да разработим система за организиране и оптимизиране на Вашите архивни документи. Ако имате определени вътрешни процедури за архивиране на документите, ние ще се съобразим с тях. Целта ни е Вашите документи да бъдат архивирани така, че намирането на конкретен документ да са извършва  бързо и лесно.

БДИАС създава база данни за архива на всеки наш клиент и посредством нашия софтуер за търсене в архива, Вие ще намирате документите си незабавно. Използваме Баркод технология, която осигурява абсолютна точност при търсене.

 Проектите за управление на документи, които разработваме са съобразени изцяло с Вашите нужди и изисквания. Нашата цел е да Ви осигурим незабавен достъп до Вашите документи, чрез структурирано организиране на Вашия физически архив. Ние работим с всякакъв формат и вид документи. Независимо дали документите Ви са счетоводни, юридически, банкови, застрахователни, административни, технически чертежи, карти, книги или други, ние можем да Ви освободим от тях като същевременно Ви гарантираме бърз достъп до документите във всеки необходим момент.

БДИАС Ви гарантира сигурност и безопасност на съхранение на Вашите документи. Нашите архивохранилища са обезопасени. Разполагаме с видео наблюдение, противопожарна защита, сигурност на достъпа, жива охрана на сградата, охранителна алармена система, решетки, застраховка професионална отговорност, контрол на влажността на въздуха. Архивохранилището ни се намира в София, което гарантира бърз достъп до Вашите хартиени документи, когато такъв е необходим.

Предлагаме Ви цялостен аутсорсинг на Вашите документи включително и аутсорсване на управлението на документите в архива. Когато използвате документите често е ефективно да извършим сканиране и електронно архивиране на документите. Когато документите се използват по-рядко, можем да Ви предложим физическо съхранение на документи със сканиране единствено при възникване н конкретна необходимост от даден документ. 

Ние в БДИАС съхраняваме Вашите документи в специализирани архивни кутии и архивни кашони. Архивните кутии, с които разполагаме са съобразени с размера на документите, които съхраняваме в тях и с размерите на конструкциите, в които се подреждат архивните кутии и архивните кашони.

В случай, че Вашите важни документи са по-специални и е необходима висока степен на сигурност, БДИАС ще Ви предложи съхранение на архива или част от него в частен сейф.

Екипът на БДИАС записва всяка транзакция с документите в база данни и Ви осигурява пълна отчетност относно кой оторизиран Ваш служител кога е използвал даден документ.

Мисията на БДИАС

Мисията ни е да утвърдим положителния ефект от аутсорсване на съхранението на документи и архиви като гарантираме експедитивност, лоялност, конфиденциалност и сигурност на Вашите хартиени документи. Изцяло се съобразяваме с изискванията на клиента и се стремим да отговорим на очакванията на всеки клиент.

Независимо дали клиентът ни е малка фирма или огромна организация, ние се отнасяме с уважение към хартиените документи и електронните архиви и се стремим да удовлетворим изискванията на клиента за оптимално организиране и управление на архива. Софтуерът BDIAS Archive е удобен и се модифицира съобразно клиентите ни. Той e подходящ за всякакви клиенти, независимо от мащабите им, обема и вида на архива. Предимството му е, че осигурява незабавен достъп но документите като визуализира сканираните изображения. Търсенето на документите се извършва по зададени от Вас критерии. Тъй като приложението е уеб базирано, не е необходимо да отделяте средства за поддръжка. Сигурността е гарантирана, защото нивата на достъп се определят от Вас. Логистиката се управлява от нас като Ви гарантираме конфиденциалност и сигурност.

Дългогодишният опит на БДИАС в областта на управление на архивите, високите стандарти, които сме си поставили при обслужването на клиентите ни и съхранението на техните документи, ни дава възможност да предоставим най-високо качество при изграждане и поддържане на електронен архив и физически хартиен архив.

Сканиране на документ при поискване

Когато Ви е необходимо копие на даден документ, можете да ни информирате за това по телефон, факс или e-mail. Ние намираме търсения документ, сканираме страниците, които са Ви необходими и Вие имате достъп до електронно архивирания документ чрез web базираното приложение BDIAS Archive. Контролът на достъп зависи от Вашите изисквания. При търсене на документа, той се визуализира на екрана. Можете да го разпечатате, изпратите по електронна поща, запазите в компютъра си и т.н. Ако предпочитате, можем да Ви изпратим търсеният документ директно по e-mail.

Доставка на оригинален хартиен документ при необходимост

Ако Ви трябва оригинален документ, можете да ни информирате за това по телефон, факс или e-mail. Ние намираме търсения документ, подготвяме протокол за експедиция и го транспортираме до Вас. Когато приключите работа с него, ние го транспортираме от Вашите помещения до нашето архивохранилище. Контролът при транспортиране на документите е гарантиран.

Осигуряване на достъп до помещенията, където се съхраняват Вашите документи

Когато желаете, можете да прегледате документите си в нашето архивохранилище и имате право на достъп (регламентирано при сключване на договор за съхранение на документи и физическо архивиране в нашето архивохранилище).

Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение

Когато срокът за съхранение на дадени документи изтече, ние Ви информираме за това. Ако желаете, можем да извършим унищожаване на документите с изтекъл срок на съхранение. Тогава нямате да имате разходи за документи, които не е необходимо да съхранявате.

Намаляване на Вашите разходи

Тъй като ние съхраняваме големи обеми документи, използваме специални съоръжения за съхраняването на максимален обем документи на единица площ, разполагаме със специални архивни кашони и имаме обучен персонал за физическо архивиране на документи, нашите разходи са по-малки. Съответно цените, които Ви оферираме ще намалят Вашите разходи за офис помещения, инфраструктура, персонал, обучение и т.н. Същевременно ще се възползвате от професионални услуги по управление на архивни документи.

Увеличаване на пространството, което можете да използвате за дейността си

Когато Вашите документи се съхраняват в архивохранилищата на БДИАС,  ще спечелите допълнително пространство. Няма да се безпокоите за постоянно нарастващия обем на архива. Същевременно персоналът Ви ще работи в много по-приятна среда.

Бързо и лесно намиране на търсените документи

Осигуряване на незабавен достъп до търсените документи посредством системата за управление на архива BDIAS Archive.

Експедитивна доставка на търсените документи до Вашите помещения

При поискване можем да намерим търсените от Вас документи и да ги транспортираме до определено от Вас място като се съобразим с Вашите изисквания относно срок на доставката.

Ефективно управление на документите Ви

Ние използваме световно доказали се технологии за управление на документи и можем да гарантираме, че ще намирате търсените документи много по-лесно и по-бързо, използвайки системата BDIAS Archive. Чрез софтуера за управление на архива, Вие имате незабавен достъп до информацията за документите Ви, като при поискване можем да сканираме да ден документ, да го изпратим по факс или да Ви доставим оригинала като се съобразим с Вашите изисквания за бързина.  

Сигурност на съхранението на документите

Сградата на БДИАС се охранява 24 часа в денонощието, 7 дни в седмицата. Същевременно можете да се запознаете със стриктните правила по сигурността, с които екипът на БДИАС се съобразява.

Добри условия на съхранение на документите

Съоръженията, с които разполага БДИАС разполага със система против пожар, с контролирана система за влажност на въздуха и други с цел осигуряване на най-добрите възможни условия за съхранение на документи.

Гарантиран контрол при използване на документите

Ние регистрираме в база данни всички действия извършвани с документите – сканиране и индексиране в BDIAS Archive, изпращане по факс или e-mail, доставка на хартиения оригинален документ, допускане до архива с Ваши документи (за четене или копиране). Всички действия с документите могат да се извършват единствено от оторизирани от Вас лица.

Транспортиране на Вашите документи до архивохранилището на БДИАС

Можете да се възползвате от услугата по транспортиране на документите Ви от Вашите помещения до архивохранилището на БДИАС.

Каталогизиране на документите (Индексиране на документите)

Екипът на БДИАС извършва действията по организиране, подреждане и индексиране на Вашите документи в база данни. Ние използваме баркод технология, за индексиране и подреждане на Вашите папки. Целта е да осъществяване на стриктна организация и подреждане на архива в логически ред, за да можете да намирате търсените документи за секунди. Описанията се въвеждат в база данни чрез софтуера за архивиране на документите BDIAS Archive. Каталогизирането на архива повишава ефективността при използването му, което води до намаляване на Вашите разходи и гарантиране на намирането на всички документи.

Предоставяне на информация относно състоянието на Вашите документи

Съобразно Вашите изисквания, можем да Ви предоставяме информация относно обема на Вашия архив, както и относно кой и кога го е използвал. Информацията се представя във формата на доклади на определени периоди от време или при поискване от Ваша страна. Когато срокът за съхранение на дадена група документи изтича, можем да Ви информираме и Вие да вземете решение дали тези документи да бъдат унищожени или запазени.

Консултации относно законовите изисквания в Република България

Нашите експерти могат да Ви помогнат за организацията и управлението и периода на съхранение на документите Ви при спазване на законовите изисквания в Република България.

Архивиращ Център БДИАС предлага:

      -    Софтуер за деловодство и архив BDIAS Archive

      -   Система за електронно архивиране и управление на документи BDIAS DMS

      -   Система за управление на процесите в компанията UniDocs

    Софтуер за деловодство и архив BDIAS Archive

Софтуерът за деловодство и архив BDIAS Archive е деловодна програма, с която може да се регистрира документооборота на организацията, да се архивират документите, да се извършва търсене на документите с неизтекъл и изтекъл срок на съхранение и т.н.

Софтуер BDIAS Archive осигурява бързо и лесно намиране, принтиране и изпращане по електронна поща на документите в електронния архив. Той се разработва специално за конкретния клиент и е съобразен изцяло с Вашите изисквания. Не е необходимо Вие да се съобразявате с готова разработка. Можем да Ви покажем различни варианти на софтуерни приложения, които ние сме направили за различни наши клиенти и заедно да обсъдим какво би било най-подходящо и най-удобно за Вас.

Документите се намират много лесно. Ако не знаете цялото име на клиента/документа – можете да търсите само по част от него. Ако не знаете точна дата – можете да търсите по период. Възможно е комбинирано търсене – по 2 или повече критерии.

Нивата на достъп до документите се определят от Вас като за всеки потребител се въвежда потребителско име и парола.

   Система за електронно архивиране и управление на документи BDIAS DMS

Системата за електронно архивиране и управление на документи BDIAS DMSBDIAS Document Management System е компютърна система (софтуер, програма), която се изполва за проследяване на електроннои документи и/или изображения на хартиени документи. Тя включва електронно управление на документи и процеси, сканиране на изображения, workflow система и система за управление на записите.

Основната задача на Системата за електронно архивиране и управление на документи BDIAS DMS е да сканира, индексира и управлява документите в организацията с цел оптимизиране на процесите, спестяване на време, увеличаване на ефективността на служителите и създаване на централизиран архив.

   Система за управление на процесите в компанията UniDocs – Архивиращ Център БДИАС е представител на OSA за България

  Софтуер UniDocs e цялостно решение за организиране, стандартизация, управление и движение на документите в организацията, независимо дали говорим за малка, средна или голяма организация.

   Можете да поръчате софтуер UniDocs на тел. 02 / 875 90 92 и 02 / 875 90 93.

 Основната цел на системата за управление на процеси UniDocs е да гарантира драстично увеличаване на ефективността на работата и същевременно видимо намаляване на оперативните разходи в организацията.

 

   UniDocs оптимизира ресурсите в организацията чрез:

      o Управление обмена на документите между потребителите
      o Създаване, организация, поддръжка и ефективно използване на архивни документи. UniDocs е централизиран електронен архив на документите организацията
      o Проследяване историята на събитията в системата
      o Намаляване на разходите за принтиране, копиране и транспортиране на документи
      o Оптимизиране на бизнес процесите в организацията и увеличаване на продуктивността на служителите
 

   UniDocs гарантира:

o край на загубата на документи
o край на дългото търсене на документи
o край на неоторизирания достъп до документите
o край на изпуснатите срокове за отговор на писма и забравените документи
o драстично увеличаване на продуктивността на служителите
o много по-добро обслужване на клиентите

    Внедряването на UniDocs Ви осигурява:

o Спестяване на време при търсене, обмен и достъп на документация – текущата версия на документите винаги се намира на точното място в точното време. Можете да прегледате хронологично всички версии на документа.
o Бързо и надеждно разпределение на задачите и документацията чрез дефиниране на процесите и движението на документите (workflow).
o Структуриране на информацията и незабавно визуализиране на търсените документи
o Централизиране на електронния архив и възможност за премествате на хартиения архив в отдалечени помещения.
o Контролиран достъп до документите чрез определяне на нивата на достъп
o Възможност за публикуване на документи на електронни табла за обяви съгласно изискванията на ISO 9000.
o Управление на процедурите по качеството, съгласно стандарт ISO 9000 и улеснено внедряване на стандартите.
o Въвеждане на документи от електронна поща
o Възможност за сканиране и OCR (оптично разпознаване на символите).

 

    Характеристики на UniDocs:

o Подходящ за малки, средни и много големи организации в държавния, общинския и частния сектор
o Интерфейсът е преведен и на български, английски, сръбски, словенски и руски език.
o Софтуерът се разпространява и усъвършенства повече от 10 години
o БДИАС – партньор на OSA за България, гарантира бърза инсталация, качествено обучение и постоянна поддръжка на системата с незабавна реакция при възникване на необходимост.
o UniDocs има десктоп и уеб версия – Вие избирате коя да използвате.
o Много лесен за инсталация, внедряване и употреба, без програмиране, без необходимост от специални познания.
o UniDocs гарантира високо ниво на сигурност на документите чрез гъвкава система за дефиниране на правата на достъп.
o Поддържа всякакви електронни документи, независимо от файловия формат (текст, таблици, изображения, технически чертежи, растерни документи, аудио, видео и др.).
o UniDocs е съвместим с всякакви приложения в MS Windows среда. Може да се интегрира със съществуващи бази данни и желани от клиента информационни системи.
o Работи с Microsoft SQL, Oracle и други бази данни.
o UniDocs е изработен в съответствие със стандартите: ISO 15489, Morega, EDMS / ECM и др.

Защо точно БДИАС?

o       Изцяло се съобразяваме с желанията и изискванията на клиентите ни

o       Изготвяме индивидуални решения съобразно нуждите на клиентите ни

o       Предлагаме атрактивни цени

o       Гарантираме високо качество:

        ·        Работим в тясно сътрудничество с лидерите на западно-европейския пазар  холандското бюро за архивиране Van Buuren с 26-годишен опит в тази област

        ·        Използваме най-модерните машини в областта на електронното архивиране

        ·        Представители сме на утвърдени международни фирми, разработчици на софтуерни продукти

        ·        Екипът ни е обучен в Холандия и САЩ

o       Разполагаме с неограничен капацитет:

        ·        Много и разнообразна висококачествена техника

        ·        Минимални срокове за изпълнение (възможност за работа на 3 смени)

o       Работим във Вашите помещения или в нашите офиси – съобразно изискванията Ви

o       Осигуряваме абонаментно обслужване, гаранционна и следгаранционна поддръжка

 

Какви са предимствата на електронния архив?

 

o       Много по-бърза и по-лесна употреба – от търсения документ Ви дели 1 кликване с мишката

o       Висока ефективност в обработката, търсенето и движението на документите

o       Мноо потребители работят с 1 документ едновременно

o       Предотвратяване на загуба, повреждане или неправилно класифициране на документите

o       Принтиране върху хартия

o       Достъп до информацията от много работни места

o       Лесно и бързо изпращане на документите по електронна поща

o       Съхраняване на хартиените оригинала

o       Редуциране на разходите по търсене, съхранение и движение на документи

o       Гарантирана защита на информацията

 

Защо да съхраняваме нашите хартиени документи във Ваши архивохранилища?

 

  o       Намаляване на Вашите разходи

  o       Увеличаване на пространството, което можете да използвате за дейността си

  o       Експедитивна доставка на търсените документи до Вашите помещения

  o       Ефективно управление на документите Ви

  o       Сигурност на съхранението на документите

  o       Гарантиран контрол при използване на документите

  o       Транспортиране на Вашите документи до архивохранилището на БДИАС

  o       Каталогизиране на документите

  o       Консултации относно законовите изисквания в Република България

 

Какви услуги предлагате?

ХОСИ – БДИАС предлага всичко свързано с обработката, класифицирането, подреждането и съхранението на архивите. Някои от по-често търсените услуги, които предлагаме са:

 

  o       Съхранение на Вашите документи в наши архивохранилища

  o       Сканиране на документи, чертежи, книги, до А0+

  o       Изграждане на електронен архив

  o       Въвеждане на информация в бази данни, набор на текст

  o       Софтуер за деловодство и архив

  o       Система за електронно архивиране и управление на документи

  o       Система за управление на процесите в компанията

  o       Оптично разпознаване на символите (OCR)

  o       Подреждане и организиране на хартиени архиви

  o       Организиране на документооборота (вкл. хартиен и електронен)

  o       Разработване на номенклатури на делата

  o       Експертиза на ценността на документите

  o       Подвързване на документи – твърди и меки корици, ламиниране и др.

  o       Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение, бракуване, шредиране, претопяване

  o       Консултации относно законовите изисквания в за архивите в Република България

  o       Архивна обработка на документите при ликвидация на фирма

  o       Микрофилмиране

  o       Компютърни услуги

 

Какъв е срокът на съхранение на различните документи?

Сроковете за съхранение на документите са определени в няколко основни закона в Република България. Ние можем да Ви консултираме за всеки конкретен тип документи.

 

Какво е сканиране на документи?

Сканирането на документи е процес на преобразуване на информацията от парче хартия в електронен файл, който може да бъде показан на компютър. ХОСИ – БДИАС извършва това с помощта на високоскоростни скенери. Електронните изображения се индексират чрез система за документално архивиране и това дава възможност за бързо намиране на търсения документ измежду милиони други чрез изписване на желания “номер”, “дата” или “име”.

Какви документи могат да бъдат сканирани?

Няма лимит за документите, които могат да бъдат сканирани.

БДИАС има възможност да сканира документи, чертежи, карти, кадастрални планове, подвързани вестници и книги. Изображението може да бъде цветно, черно-бяло или в 256 нива на сивото. Ако големината им е повече от А0 има възможност за сканиране на две части и последващо софтуерно сглобяване.

Имаме специализирани скенери за подвързани документи, при използването на които не е необходимо разподвързване и повторно подвързване, което може да увреди хартиения оригинал.

Какво е електронно архивиране и управление на документи?

Електронно архивиране и упраавление на документи включва сканиране на документи и въвеждане на данни, по които тези документи ще бъдат намиране в бъдеще. Услугaтa се нарича още изнесено електронно архивиране (outsourcе), обработка и управление на документи. Ние предлагаме цялостни решения за eлeктрoннoтo архивиране и упрaвлeниe нa дoкумeнти.

Предлагате ли бързо намиране на документите?

Абсолютно! Има възможност за въвеждане на индекси като например “име”, “номер”, “дата” и други, по които клиентът може да търси желания документ.

Ако е необходимо пълнотекстово търсене, ХОСИ – БДИАС предлага оптично разпознаване на символите (OCR), чрез което може да се търси по всяка дума в текста.

Колко често можете да сканирате и архивирате документите ни?

Изцяло зависи от Вашите изисквания. Имаме клиенти, за които извършваме сканиране на документи, книги, чертежи и други на определени периоди – ежеседмично, ежемесечно, годишно и т.н., а други предпочитат да ни се обаждат, когато имат необходимост.

Какви количества документи можете да сканирате ежедневно?

В зависимост от документите и спецификата на електронния архив, можем да сканираме над 100 000 стр. ежедневно.

Възможно ли е използването на един и същ документ от много потребители едновременно?

Да. Ако компютрите са в мрежа или са свързани с Интернет.

Какво предлагате, ако информацията е секретна?

ХОСИ – БДИАС може да осигури различни нива на достъп съобразно изискванията на клиента.

Възможно ли е документите да се загубят?

Не. ХОСИ – БДИАС предлага записване на резервно копие върху CD-R / DVD, което може да се съхранява в сейфове за предпазване от кражби и природни бедствия.

Има ли изисквания за софтур и хардуер?

Много сме горди със софтуерните ни разработки за бързо намиране на документите. Те са разработени от ХОСИ – БДИАС и от международни компании с дълъг опит в електронно архивиране и управление на документи. Софтуерът се модифицира така, че да отговори изцяло на Вашите нужди и изисквания.

Може ли софтуерът да работи в мрежа?

Да. Софтуер, който предлагаме работи в мрежа като нивата на достъп се определят от Вас.

Възможно е сканираните изображения да бъдат записани на сървъра, а търсенето да се извършва от няколко компютъра едновременно.

Възможно ли е да вградите архива в софтуер на клиента?

Да. Няма проблем да вградим индексираните файлове в софтуер за управление на документи, с който работи клиента.

Какво може да се прави със сканираните документи?

  o      Намирате необходимото за секунди чрез изписване на търсеното име.

  o      Документът се визаулизира на екрана.

  o      Можете да го четете, прелиствате, изпращате по електронна поща или принтирате
       върху хартия.

Необходимо ли е специално обучение за работа със софтуера?

Не. Използването на програмата е много лесно и интуитивно. ХОСИ – БДИАС предлага обяснение и има гореща линия за отговаряне на конкретни въпроси и даване на инструкции при необходимост. Ако желаете можем да проведем обучение на Вашите служители.

Колко документа се събират върху 1 CD-R?

В 1 CD-R се събират приблизително 20 000 документа.

При чертежи и карти за изясняване на количеството е необходимо да направим мостри.

Качество на изображението?

Качеството може да се подобри чрез допълнително “почистване”. Това е особено важно при стари чертежи, които са измачкани и прегъвани. БДИАС разполага със специален софтуер за целта. Ако сканираното и обработено изображение бъде принтирано върху хартия, резултатът е по-добър от оригинала.

След сканирането на изображението могат ли да се правят промени?

В архива това е забранено, но може да се направи копие, на което да се нанесат желаните промени.

Предлагате ли векторизиране на чертежи, карти, кадастрални планове?

Да. Качеството на векторизираните изображения е много добро и дава възможност за нанасяне на промени в CAD среда.

Може ли да се направи резервно копие на архива?

Да. Цената за копията на CD-R, DVD и микрофилмите е много изгодна. Препоръчително е такива копия да се съхраняват в сейфове, за да е сигурно, че информацията няма да бъде унищожена. Такова резервно копие на хартия е много скъпо и би заемало голямо пространство, поради което не е ефективно.

Връщате ли оригиналните документи?

Да. ХОСИ – БДИАС разполага със специално оборудван за целта автомобили, с които доставя хартиените оригинали в състоянието, в което са взети.

Унищожавате ли документи с изтекъл срок на съхранение?

Да. ХОСИ – БДИАС може да унищожи Вашите документи с изтекъл срок на съхранение, ако това е Вашето желание. Ние можем да извършим експертиза на ценността на документите и да Ви помогнем за разработване на документацията, необходима за унищожаване на документите.

  

Едно обаждане в БДИАС ще Ви спести загуба на време и ...  документи!

Телефоните, на които можете да ни потърсите за безплатни консултации са:

875 90 92, 875 90 93, 0888 49 58 71